Протягом останніх шести місяців 2024-го Мінцифри збільшило ефективність дев’яти напрямів роботи у десять разів, заявив голова відомства Михайло Федоров. Стрибок продуктивності стався після запровадження OKR. Для чого це міністерству? Головне з виступу Федорова на Forbes Tech 2024.
⚡️ Хто, на вашу думку, заслуговує на звання «Підприємець року 2024»? Дізнайтесь більше про кожного з кандидатів та проголосуйте за посиланням. Ваш голос визначить переможця номінації «Вибір аудиторії».
За результатами двох кварталів 2024-го Мінцифри виконало 70% поставлених цілей завдяки методу Objective Key Results (OKR), сказав голова міністерства Михайло Федоров під час публічного виступу на Forbes Tech 22 листопада.
Систему вимірювання ефективності OKR практикують технологічні гіганти Google, Amazon, Microsoft, Intel, Samsung та інші. «Щоб інновації розвивалися, необхідно змінити підхід до управління», – впевнений Федоров.
Чого досягло Мінцифри завдяки OKR? Forbes Ukraine вибрав ключове з виступу міністра на Forbes Tech 2024.
Пряму мову скорочено та відредаговано для ясності.
Вимірювання ефективності шляхом OKR
Вже пів року ми використовуємо у роботі OKR – ефективну систему управління. За нею працює більшість команд усередині організації. Ми разом обговорюємо цілі, визначаємо пріоритети, аналізуємо проблеми та досягнення.
Для впровадження змін залучили команду під керівництвом колишнього очільника НАЗК Олександра Новікова, який вперше серед усіх державних органів в Україні впровадив ОКР у НАЗК. Вони допомагають нам організовувати процеси та адаптуватися до нових умов, адже зміни зачіпають близько тисячі працівників у різних інституціях.
Ми проаналізували досвід світових компаній. Зміни завжди викликають спротив, адже мозок людини атакує саму ідею змін. Однак завдяки системному підходу, зокрема OKR, ми зможемо збільшити ефективність, оптимізувати процеси та досягти амбітних результатів.
Віцепрем’єр-міністр, міністр цифрової трансформації Михайло Федоров під час публічного виступу на Forbes Tech 2024. Фото Сергій Пірієв для Forbes Ukraine
За останні пів року ми досягли зростання в багатьох напрямах більш ніж у 10 разів. Це проявляється у збільшенні кількості послуг і запуску не запланованих раніше проєктів: від юридичних і HR-процесів до ІТ, інновацій, урядових технологій, цифрової освіти, послуг для громадян і бізнесу, швидкісного зв’язку, а також міжнародної співпраці та євроінтеграції.
Ми працюємо з Google, що має глибокий досвід впровадження OKR. Щоб інновації розвивалися, необхідно змінити підхід до управління.
Також почали використовувати платформу PeopleForce для оптимізації роботи з талантами. Мета – стати найбільш цифровізованим міністерством у світі. Ми хочемо бути прикладом для інших міністерств, впроваджуючи передові інструменти цифрової трансформації та інновацій.
За результатами двох кварталів 2024-го, Мінцифри виконало 70% всіх поставлених цілей, 36,3% було переглянуто. Наступний крок – покращити якість цілей, щоб вони надихали та задавали чіткий вектор для розвитку.
Штучний інтелект всередині Мінцифри
Комунікація Мінцифри відбувається через платформу Slack. Вона стала інструментом взаємодії для 80% процесів. Завдяки цьому ми швидше розв’язуємо проблеми й впроваджуємо інновації на всіх рівнях управління. Зокрема, впровадження штучного інтелекту (ШІ).
Наприклад, змогли залучити юристів до впровадження ШІ для аналізу нормативно-правових актів.
Нині від виникнення ідеї до виходу якісного акту Мінцифри вистачає 96 годин. Цифрову експертизу – аналіз за допомогою ШІ – виконують за 72 години.
Вигорання та мотивація команди
Усі ми стикаємося з втомою. Люди демотивовані. Постійним завданням менеджерів стає заряджати команди, формувати нові цілі та переналаштовувати організації. Втома та вигорання – реальність, яка вимагає дій. Важливо зменшувати рівень втоми в командах, надаючи їм розуміння, навіщо вони працюють, і які цілі стоять перед ними.
Перед початком трансформації ми провели внутрішнє опитування і запитали у команд, чи хочуть вони брати участь у формуванні цілей. Високий відсоток погодився, що засвідчило бажання співробітників бути залученими до процесу.
Віцепрем’єр-міністр, міністр цифрової трансформації Михайло Федоров під час публічного виступу на Forbes Tech 2024.
Водночас ми побачили, що значна частина команди не розуміла, куди ми рухаємося і як можна це зробити швидше. Це виклик, бо часто доводиться пояснювати, чому вже ефективні правила потрібно змінювати. Це викликає певний супротив, але це нормальний етап трансформації.
Одна з ключових задач – підтримувати «пульс» команди: визначати, що хвилює співробітників, і на чому фокусуватися. Це не просто про звітування задач, а про розуміння пріоритетів. Ми створили середовище для обміну досвідом, що дозволяє командам досягати проривів у проєктах, які раніше здавалися нездійсненними.
Якщо вдасться впровадити ефективну систему управління в міністерствах, це дозволить громадянам розуміти, за що відповідає уряд, які команди працюють ефективно, а які потребують покращення.
Наша ідея – створити своєрідну «культуру змін», яка заразить максимальну кількість державних інституцій «правильним» вірусом.
