Sure, here’s the rewritten and translated text in Ukrainian, preserving all HTML tags and adhering to your specifications: “`html

Електронна трудова книжка: Чи реально самостійно оцифрувати дані без головного болю?

Фото: kadrovik.ua (ілюстративне)

Процес переведення інформації з трудових книжок в електронний формат активно триває від 10 червня 2021 року. Згідно з Законом України №1217-ІХ, цей етап має бути завершено до 10 червня 2026 року. Пенсійний фонд України (ПФУ) повідомляє, що за п’ять років впровадження електронного обліку скан-копії трудових подали десятки тисяч громадян. Проте, враховуючи сучасні реалії, це завдання для багатьох виявляється надзвичайно складним.

Законодавча база проти реальності

Тих, хто помилково вважав, що оцифрування трудової книжки — це виняткова відповідальність роботодавця, чекає розчарування. Законодавство передбачає можливість самостійного оцифрування даних, однак роботодавці не виявляють ентузіазму брати на себе додаткові зобов’язання. Таким чином, переведення інформації з трудової книжки в електронний вигляд стає актуальним питанням для всіх, чий трудовий стаж розпочався до 2004 року.

І коли ми говоримо про “питання” — це не перебільшення, а реальна проблема.

Алгоритм оцифрування: Теорія

На перший погляд, процедура видається доволі простою. Для внесення стажу до 2004 року в систему онлайн, необхідно увійти на вебпортал електронних послуг Пенсійного фонду України, використовуючи кваліфікований електронний підпис (КЕП). Далі слід перейти до розділу «Комунікація з ПФУ», обрати опцію «Відомості про трудові відносини» та завантажити кольорові скан-копії документів (трудова книжка, диплом тощо) у форматах PDF або JPG. Детальні інструкції щодо використання вебпорталу електронних послуг Пенсійного фонду України доступні за цим посиланням: https://portal.pfu.gov.ua. Також, кореспондентка Коротко про детально описувала процес у своїх матеріалах.

Однак, як кажуть, знати, як щось зробити, і насправді це зробити – це дві великі різниці.

Практичні виклики: Як це працює насправді

В моєму випадку, на жаль, це практично не працює. За останній місяць я багаторазово намагалася завантажити скан-копії, але після попереднього повідомлення про необхідність підготовки документів, портал припиняв роботу і виводив мене із системи. Знайомі стикаються зі схожими проблемами.

— Я намагаюся завантажити сторінки з січня, але поки безрезультатно, — ділиться Марія, яка наразі проживає в Португалії. — Я зверталася на гарячу лінію, і мені запропонували приїхати в Україну та відвідати відділення ПФУ особисто. Чудова пропозиція, чи не так? Тисячам людей, очевидно, зручніше подолати тисячі кілометрів, аніж Пенсійному фонду налагодити функціонал свого сайту. Як завжди, будь-який державний сервіс створюється ніби навмисно максимально незручним і непрацездатним, щоб виснажити людей до краю!

Олені, яка мешкає в Києві, пощастило дещо більше, але проблема не зникла повністю:

— Я завантажила копії сторінок, але портал повідомив про «технічний збій». Почекавши два місяці, я записалася на прийом до відділення ПФУ. Прибувши туди, побачила жахливу картину: величезні черги, як за записом, так і без, люди намагаються пройти без черги. Атмосфера вкрай напружена, і співробітники не відзначаються особливою ввічливістю. Через кілька годин я потрапила до кабінету, де працівниця заявила, що нічого не може вдіяти – потрібно чекати обробки. Термінів вона не назвала. Єдине, що я почула: «Ви забираєте наш час, ідіть». Також мене «втішили» тим, що якщо до червня не встигну, трудова все одно залишиться дійсною, але оформлення пенсії займе близько трьох місяців довше.

Киянка Світлана успішно завантажила свої копії у жовтні 2025 року. Все пройшло гладко, проте оновлений стаж на сторінці не відображався.

— Через місяць-півтора я звернулася до ПФУ. Після певних маніпуляцій з їхнього боку, мені повідомили: «все гаразд». Вдома я перевірила – дійсно, дані оновилися. Але чи вдалося б досягти такого результату без особистого візиту, не знаю.

Чи справді «чим гірше, тим краще»?

Запрошувати людей, які перебувають за кордоном, приїжджати до України з паперовими трудовими книжками через непрацюючий онлайн-сервіс – це абсолютно нелюдяно. Така поїздка потребує значних фінансових та часових витрат. Здається, що в українських державних установах панує принцип: зробити найпростішу справу максимально складною.

Досить згадати щорічні проблеми з верифікацією громадян та нервові потрясіння, які це завдає українським пенсіонерам.

Або ось ще один приклад: багато українських матерів з дітьми, які перебувають у Європі, перестали отримувати допомогу на дітей, оскільки для цього потрібна довідка про відсутність такої допомоги в Україні. Водночас, запити з України залишаються без відповіді! Цьому цинічному ігноруванню нічого не протиставиш, адже все списують на війну, на велику кількість справ, а найчастіше — взагалі без пояснень.

І ось тепер те саме відбувається з трудовими книжками. Я не розумію, кому вигідно, щоб усе населення перебувало на межі нервового зриву «на порожньому місці»? В умовах, коли у відділеннях ПФУ, окрім величезних черг і хамства, нічого не отримати, електронні послуги могли б стати порятунком. Але ж ні, портал не працює, і ніхто нічого не робить. Стверджують, що у них все добре, а черговий «технічний збій» пояснюють великою кількістю звернень. Навіщо було покладати на Пенсійний фонд відповідальність за субсидії та соціальні виплати, якщо він не може впоратися навіть з пенсіонерами? Можливо, девіз українських держустанов — «чим гірше, тим краще»?

Що робити, якщо оцифрування не вдасться?

Поки українці по всьому світу намагаються завантажити скан-копії, у Пенсійному фонді запевняють: відсутність оцифрованої трудової книжки після 10 червня 2026 року жодним чином не вплине на страховий стаж громадян. Більше того: незважаючи на встановлений термін, процес оцифрування трудових книжок в Україні триватиме й надалі.

Основними причинами такого рішення є велика кількість неоцифрованих книжок та ускладнення, спричинені військовою агресією РФ: втрата архівів, релокація підприємств, руйнування та знищення матеріальних носіїв інформації. Підприємства на тимчасово окупованих та деокупованих територіях втратили можливість вести повноцінну кадрову роботу, а чимало установ взагалі припинили діяльність через бойові дії.

27 листопада 2025 року у Верховній Раді було зареєстровано законопроєкт №14257 щодо продовження терміну оцифрування. Згідно з цим проєктом, відомості про трудову діяльність працівників включатимуться до Державного реєстру застрахованих осіб протягом дії воєнного стану та ще три роки після його завершення. Важливо зазначити, що відсутність оцифрованої трудової книжки після 10 червня 2026 року не призведе до втрати стажу, оскільки дані про страховий стаж після 2004 року вже містяться в системі персоніфікованого обліку. За необхідності, періоди до запровадження системи можна буде подати у паперовому вигляді до територіального органу Пенсійного фонду або через особистий кабінет на вебпорталі ПФУ.

Однак, згідно з інформацією на порталі Верховної Ради, з 1 грудня 2025 року законопроєкт не просувається. Є припущення, що потрібна нова редакція документа.

Будемо чекати, наші працьовиті громадяни. Напрацьовуйте.

Порада від Business News:

Ця інформація є надзвичайно важливою для громадян України, особливо для тих, хто має трудовий стаж до 2004 року. Незважаючи на технічні складнощі з оцифруванням трудових книжок через портал ПФУ, розуміння законодавчих термінів, альтернативних шляхів вирішення проблеми та гарантії збереження страхового стажу допоможе уникнути зайвого стресу та зорієнтуватися в ситуації.

“`

Оригінал статті: kp.ua