Електронні трудові книжки: чи справді вони розв’язують проблеми зі стажем?

Запровадження електронних трудових книжок мало на меті полегшити облік трудового стажу та зменшити бюрократичну тяганину при оформленні пенсій. Проте, як свідчить практика, цифровізація не повністю усунула старі перешкоди. За даними видання «Факти», Пенсійний фонд України (ПФУ) нерідко відмовляє у зарахуванні страхового стажу навіть після оцифрування трудових документів.

Перехідний період та його виклики

Згідно із Законом № 1217-ІХ, який розпочав перехід на електронний облік трудової діяльності 10 червня 2021 року, Україна планує повністю відмовитися від паперових трудових книжок до 10 червня 2026 року. Однак цей процес супроводжується низкою складнощів. Фахівці наголошують, що наявність електронної трудової книжки не гарантує автоматичного призначення пенсії, адже помилки з паперових документів часто механічно переносяться до цифрового реєстру.

Поширені причини відмов

Під час перевірки сканованих копій будь-які неточності або невідповідності можуть стати причиною для відмови у зарахуванні записів. Серед найчастіших причин:

• Помилки в персональних даних.
• Пропущена або порушена нумерація записів.
• Виправлення у документах.
• Неточні дати.
• Використання римських цифр замість арабських.
• Різні типи чорнила.

Такі випадки розглядаються як порушення Інструкції № 58 і часто потребують додаткового підтвердження стажу.

Що робити у разі відмови?

У випадку відмови громадянам доводиться звертатися до попередніх роботодавців, їхніх правонаступників або архівних установ для отримання підтвердних документів. Отримані матеріали необхідно повторно оцифрувати та подати до Пенсійного фонду через електронний портал або особисто.

Важливість документів до 2004 року

Окремо наголошується на важливості документів за період до 1 січня 2004 року. Якщо записи за цей час відсутні або містять помилки, стаж можна підтвердити іншими доказами: довідками про роботу, виписками про заробітну плату, трудовими договорами та іншими офіційними документами. Подання скан-копій має здійснюватися відповідно до вимог постанови ПФУ № 11-1 від 12.03.2021.

Рекомендації експертів

Експерти радять не відмовлятися від паперових трудових книжок, адже вони залишаються важливим резервним джерелом підтвердження трудового стажу у спірних випадках.

Позитивні зміни у законотворчості

Водночас новий законопроєкт № 13705-д, ухвалений 9 квітня 2026 року, передбачає спрощення процедури. Зокрема, якщо дані вже містяться у державних реєстрах, вимагати додаткові довідки забороняється. Крім того, працівники Пенсійного фонду зобов’язані не лише надавати відмови, а й допомагати громадянам з оформленням документів та роз’яснювати порядок підтвердження стажу.

Раніше ПФУ надавав роз’яснення щодо того, як особи, що перебувають за кордоном, можуть самостійно оцифрувати свою трудову книжку, а також як підтвердити трудовий стаж у разі втрати трудової книжки.

Порада від Business News:

Ця інформація є надзвичайно важливою для всіх українців, які готуються до виходу на пенсію або прагнуть впорядкувати свої трудові документи. Розуміння можливих проблем з електронними трудовими книжками та знання шляхів їх вирішення допоможе уникнути неприємних сюрпризів та забезпечити належне зарахування страхового стажу.

За матеріалами: fakty.ua